Auto-Evaluación -- ¿Cómo me va con GTD?

GTD, el apodo que le tenemos a las técnicas descritas en el libro Organízate con Eficacia (Getting Things Done) de David Allen, nos describe cómo organizarnos mejor con todas las entradas de nuestra vida.

Abajo verá una Auto-Evaluación de su sistema.

1. Recopilar

	Todas mis "Cosas" entran a mi vida por medio de una cantidad pequeña de «buzones» de recopilación (cestos de papel, buzones de e-mail, correo de voz, etc.)
	Regularmente hago una revisión mental y vacío mi mente de todos los pensamientos que me están interrumpiendo o molestando
	Uso mi buzón de e-mail sólo para recolectar; no se usa para una mezcla de recolección con acción o con referencia.
	Vacío mis buzones de «Entrada» (incluyendo la de papel y de e-mail) cada 24 o 48 horas.
	Mis compañer@s de trabajo y familia usan mis buzones de «Entrada» de recopilación para dejarme notas, memos, recibos, etc. en lugar de dejarlos en lugares inesperados.
	Siempre ando mi herramienta de recopilación ubicua (cuaderno, PDA, etc.) cerca para capturar cosas que están en mi mente.

2. Procesar

3. Organizar

4. Revisar

	Regularmente reviso el 100% de mis compromisos.
	Todos los días reviso mi «Calendario» primero, luego mis listas de «Siguientes Acciones», «Archivo de Seguimiento» (Tickler File) y la lista «A Espera De».
	Paso una hora cada día recolectando, procesando y organizando mi trabajo.
	Regularmente hago una sesión semanal de revisión, ocupando cerca de dos horas y que actualiza y revisa todo mi sistema, especialmente la lista de «Proyectos», «A Espera De» y «Algún Día/Quizás».
	Mis revisiones regulares me permiten conocer el 100% de mis compromisos, lo que me ayuda a decidir rápidamente "sí" o "no" cuando se presentan las oportunidades.
	Dinámicamente ajusto mis compromisos diarios y semanales dependiendo de cómo está mi carga de trabajo.
	Los proyectos regularmente entran y salen de mi lista maestra de «Proyectos» y mi lista de «Algún Día/Quizás».
	Cada proyecto tiene al menos una acción relacionada en mi sistema.

5. Hacer

	He adoptado el enfoque "hacerlo ya" para los asuntos que entran a mi vida -- decido las acciones y resultados deseados cuando los asuntos entran primero en mi vida, antes de que estallen.
	Estoy consciente de que no puedo "hacer" un proyecto, sólo puedo hacer las acciones relacionadas a este.
	Utilizo el «Calendario» y la lista de «Siguientes Acciones» como recordatorios, no como "pilas."
	Pregunto "¿Cuál es la siguiente acción?" en reuniones, cuando estoy procesando y cada vez que estoy interesado en que algo suceda.
	Cuando termino de trabajar con materiales de un proyecto, siempre los regreso a su carpeta y archivo la carpeta, aún cuando voy a trabajar en ese proyecto próximamente.
	Decido qué hacer basado en 1) Contexto (¿qué es posible hacer?), 2) Tiempo Disponible, 3) Energía Disponible y 4) Prioridad.
	Como alternativa, puedo pensar en 1) realizar mi trabajo predefinido, 2) realizar el trabajo a medida que éste surge, o 3) definir mi trabajo.
	Trabajo en mi sistema de recordatorios (Maestra de «Proyectos», «Calendario», «Siguientes Acciones» y «A Espera De») en lugar de una lista diaria de pendientes.

Originalmente publicado por Matthew Cornell. (http://matthewcornell.org), traducido por Paul Garrett (http://TecnologiaEficaz.com)

	Sé cómo procesar cada tipo de asunto entrando en mis «buzones» de recopilación preguntando "¿De qué se trata?" y "¿Se puede tomar alguna acción al respecto?".
	Proceso las cosas de arriba a abajo, una pieza a la vez y nunca pongo las cosas de vuelta en el buzón de «Entrada».
	Sé que procesando no es lo mismo que haciendo. (Con excepción de la “regla de los dos minutos”)
	Si algo no requiere acción, sé que lo voy a eliminar, incubar («Algún día/Quizás») o ponerlo en archivo de referencia.
	Si algo requiere acción, sé que debo preguntar "¿Cuál es la siguiente acción?"
	Si algo requiere acción, sé que debo: hacerlo (si requiere dos minutos o menos), delegarlo (si alguien más debe hacerlo) o diferirlo (programarlo para hacerlo en el futuro).
	Estoy cómodo moviendo cosas que requieren acción a una de las cuatro categorías -- «Proyectos», «Calendario», «Siguientes Acciones» o «A Espera De».
	Las acciones que anoto son cortas, simples y concretas.
	Mantengo mi lista de «A Espera De» actualizada con cosas como compras, trabajos delegados y reembolsos.
	Archivo las cosas inmediatamente, en lugar de ponerlas en una pila "Para Archivar."

	Puedo archivar y retirar material de referencia o de proyectos en 60 segundos o menos.
	Uso una máquina de etiquetas para hacer etiquetas para mis archivos.
	Uso un único sistema alfabético (A-Z) para mi material de referencia y mis proyectos (organizado de manera sencilla -- por Tema, Proyecto, Persona o Compañía).
	Renuevo mis archivos cuando las gavetas están a más de ¾ llenos y los purgo de material viejo cada año.
	He creado carpetas de soporte en mi sistema de e-mail. (@Acción, @A Espera De).
	En mi vida, tengo una lista maestra de «Proyectos» (cualquier compromiso que necesita más de una acción para completar).
	Si un proyecto necesita material de apoyo, siempre creo y etiqueto un archivo para este, aún cuando fuere únicamente una hoja de papel.
	Las únicas cosas en mi «Calendario» son acciones ligadas a días y tiempos o información ligada a días específicos.
	Mi lugar de trabajo tiene todas las herramientas que necesito a mano, incluyendo un sistema de archivo a "alcance giratorio."
	Utilizo un «Archivo de Seguimiento» (o un sistema de calendario/guardado) para archivar asuntos para recordar o revisar en el futuro.